Privacybeleid en gebruiksvoorwaarden

EU Standard Contractual Clauses (Processors) en Privacy Shields

Als onderdeel van ons internationale privacybeleid heeft Translations.com gekozen voor naleving van de EU Standard Contractual Clauses (Processors) en Privacy Shields met betrekking tot de overdracht van persoonlijk identificeerbare gegevens van de Europese Unie naar de Verenigde Staten van Amerika, inclusief naleving van de vereisten die gelden onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Translations.com voldoet aan het EU-VS Privacy Shield Framework en het Zwitsers - Amerikaanse Privacy Shield zoals uiteengezet door het Amerikaanse ministerie van Handel met betrekking tot het verzamelen, gebruiken en bewaren van persoonsgegevens die respectievelijk zijn overgedragen van de Europese Unie en Zwitserland naar de Verenigde Staten. Translations.com heeft aan het ministerie van Handel gecertificeerd dat het zich houdt aan de Privacy Shield-beginselen. Als er voorwaarden tussen dit privacybeleid en de Privacy Shield-beginselen conflicteren, zijn de Privacy Shield-beginselen van toepassing. Ga voor meer informatie over het Privacy Shield-programma en onze certificering, naar https://www.privacyshield.gov/.

De term ‘verwerking’ van persoonsgegevens omvat elke handeling of reeks handelingen die wordt uitgevoerd met persoonsgegevens, zoals het verzamelen, opslaan, inzien, raadplegen, gebruiken, bekendmaken, verspreiden en anderszins beschikbaar stellen van de persoonsgegevens.

Dit privacybeleid kan van tijd tot tijd veranderen op basis van wijzigingen in de EU Standard Contractual Clauses en/of Privacy Shield. Alle noodzakelijke wijzigingen zullen worden weergegeven in een update bij dit beleid en worden gepubliceerd.

De privacypraktijken van Translations.com zijn zelfgecertificeerd en weerspiegelen actuele juridische en regelgevende richtlijnen met betrekking tot gegevensprivacy.

Onafhankelijke mogelijkheden voor privacyklachten

In overeenstemming met de Principes van het Privacy Shield, verbindt Translations.com zich ertoe om klachten over onze verzameling of ons gebruik van uw persoonlijke informatie op te lossen. Europese en Zwitserse personen met vragen of klachten over ons Privacy Shield-beleid dienen eerst contact op te nemen met onze Privacy Officers, Roy Trujillo en/of Shigeru Watanabe, via privacy@translations.com of telefonisch op +1-646-589-6779.

U kunt klachten indienen via een online formulier (klik hier)

Translations.com streeft ernaar om alle klachten tijdig af te handelen. Als u van ons geen tijdige bevestiging van uw klacht ontvangt (binnen 45 dagen na ontvangst), of als u ontevreden bent met ons antwoord, of als contact met ons opnemen uw klacht niet oplost, kunnen EU-burgers Translations.com vragen om onopgeloste Privacy Shield-klachten te verwijzen naar, of u kunt zelf een klacht voorleggen aan de United States Council for International Business (USCIB). De USCIB is de Amerikaanse partner van de Internationale Kamer van Koophandel, de Economische en Industriële Adviescommissie van de OESO en de Internationale Werkgeversorganisatie. De USCIB fungeert als een betrouwbare externe partij namens de gegevensbeschermingsautoriteiten van de Europese Unie (EU). Informatie over het indienen van een bij de USCIB is beschikbaar op uscib.org. Als laatste redmiddel kunnen EU-burgers een oplossing zoeken via bindende arbitrage. Zwitserse ingezetenen kunnen Translations.com verzoeken om onopgeloste Privacy Shield-klachten door te verwijzen naar, of u kunt een klacht indienen bij, de Federal Data Protection and Information Commissioner (FDPIC), die fungeert als de instantie voor alternatieve geschillenbeslechting (ADR) volgens het Zwitsers-Amerikaanse Privacy Shield-kader. De diensten van dit proces brengen voor u geen kosten met zich mee.

Omvang - Dit privacybeleid is van toepassing op alle persoonsgegevens die in welke vorm dan ook worden ontvangen door Translations.com. Translations.com garandeert dat alle gegevens door onze kantoren wereldwijd in overeenstemming met dit privacybeleid worden verwerkt.

Cookies - De website van Translations.com gebruikt cookies, tracking pixels en soortgelijke technologieën. Cookies zijn kleine gegevensbestanden die vanuit ons platform op uw apparaat worden opgeslagen. Onze site gebruikt om diverse redenen cookies van onszelf of van externe partijen, bijvoorbeeld om de werking van de website te optimaliseren en om de website te personaliseren. Cookies kunnen ook worden gebruikt om bij te houden hoe u de site gebruikt om u relevante advertenties op andere websites te kunnen laten zien.

Afmelden - De cookie-aanbieder van Translations.com is lid van het Network Advertising Initiative (NAI) en volgt de NAI-gedragscode. U kunt met de NAI-afmeldingstool voorkomen dat u gerichte advertenties van ons en van andere door het NAI goedgekeurde deelnemende bedrijven ziet.

Kennisgeving - Translations.com behandelt al het materiaal dat onze klanten, leveranciers en medewerkers (clients, vendors and employees, CVE's) als vertrouwelijk toesturen, in overeenstemming met onze actuele vertrouwelijkheidsafspraken met CVE's. Vertrouwelijkheidsclausules maken deel uit van al onze contracten met al onze cliënten, leveranciers en medewerkers; elke afzonderlijke entiteit moet een vertrouwelijkheidsovereenkomst teken voorafgaand aan de samenwerking met Translations.com.

Translations.com bewaart persoonsgegevens van CVE’s op veilige systemen. Deze informatie wordt verzameld om Translations.com te helpen bij het uitvoeren van zakelijke activiteiten. Naast de persoonsgegevens zelf beschermt Translations.com andere informatie, zoals contactgegevens, factuur- en betaalgegevens, diensten die aan onze cliënten worden geleverd en informatie binnen bron- en naslagbestanden die worden verstuurd voor het uitvoeren van vertaalprojecten. Met betrekking tot medewerkers en leveranciers kan deze informatie ook contactgegevens, betaalgegevens, professionele kwalificaties, financiële gegevens en gegevens die worden verstrekt door de medewerker of leverancier in het curriculum vitae ('CV'), omvatten. Indien een cliënt dit verzoekt en dit is toegestaan onder de geldende wetgeving, kan Translations.com ook criminele achtergrondcontroles uitvoeren voor alle medewerkers en informatie natrekken met betrekking tot belangrijke leveranciers of adviseurs die door hen worden ingehuurd. Als criminele achtergrondcontroles van onze leveranciers worden vereist door onze cliënten, kan Translations.com aan dit verzoek voldoen indien dit is toegestaan onder lokale wetgeving en tegen een extra vergoeding. Neem hiervoor indien nodig contact op met uw vertegenwoordiger.

Translations.com zal geen persoonsgegevens verhuren, verkopen, uitlenen of anderszins beschikbaar stellen aan externe partijen, tenzij dit wettelijk vereist is of deel uitmaakt van een financiële of externe audit.

Als klanten de website van Translations.com bezoeken, houdt Translations.com geen persoonsgegevens, namen of e-mailadressen bij. In plaats daarvan houdt Translations.com alleen bij welke internetserviceprovider toegang heeft tot de site, evenals statistieken die het aantal bezoekers van de site laten zien, de ontvangen verzoeken en het land van herkomst van die verzoeken. Deze informatie wordt gebruikt om onze site te verbeteren om onze cliënten beter van dienst te kunnen zijn, maar deze informatie omvat geen persoonsgegevens.

Alle e-mails die naar Translations.com (wereldwijd) worden verzonden, worden doorgestuurd via een externe SPAM-filter (AppRiver) die zich in de Verenigde Staten bevindt. Dit betekent dat alle e-mailcorrespondentie van buiten de Verenigde Staten met een eindbestemming buiten de Verenigde Staten nog steeds door de Verenigde Staten moet reizen voor aankomst op de gewenste locatie.

Translations.com gebruikt een netwerk van meer dan 4.000 freelance leveranciers ter ondersteuning van het vertaalproces. Zij kunnen, als onderdeel van de opdracht, de naam van de cliënt ontvangen waarvoor zij werken, maar geen persoonsgegevens van die cliënt, tenzij dergelijke contactgegevens nodig zijn om de opdracht uit te voeren (zoals een tolkproject, een documentrevisie ter plaatse enz.). Deze freelance leveranciers kunnen ook toegang hebben tot persoonsgegevens binnen de brondocumenten en het naslagmateriaal dat ze hebben ontvangen om ter vertalen. In alle gevallen zijn de freelance leveranciers echter gebonden aan vertrouwelijkheidsafspraken waarbij dergelijke freelance leveranciers zich ertoe hebben verbonden om dergelijke informatie geheim te houden en alleen te gebruiken in overeenstemming met hun projecten. Alle leveranciers die Persoonsgegevens zullen verwerken zijn ook verplicht om de EU Standard Contractual Clauses te ondertekenen.

Bovendien moeten alle leveranciers een EU-gegevensbeschermingsovereenkomst tekenen voorafgaand aan hun werk voor Translations.com. Dit document behandelt veelvoorkomende vereisten, waaronder kennisgeving, keuze, verdere overdracht, toegang, beveiliging, gegevensintegriteit en handhaving van de persoonsgegevens met betrekking tot de persoonsgegevens van de leverancier. Elke leverancier heeft het recht om zijn werkrelatie met Translations.com te beëindigen en zijn of haar persoonsgegevens te laten verwijderen. Translations.com bewaart historische zakelijke dossiers echter op zo’n manier dat Translations.com historische kennis en relaties behoudt met betrekking tot juridische kwesties of kwesties met betrekking tot voorschriften of wettelijke bepalingen die zich later kunnen voordoen. Deze werkwijze is in het belang van beide partijen, aangezien zo informatie met betrekking tot een bepaalde kwestie kan worden geïdentificeerd, maar zodanig discreet dat Translations.com in de toekomst niet per ongeluk contact met de betreffende leveranciers kan opnemen voor projecten.

Keuze - De klanten van Translations.com kunnen kiezen welke persoonsgegevens worden ingezien, gebruikt of bewaard. Om zaken te doen met onze cliënten is het noodzakelijk om contactgegevens en specifieke factuurgegevens te bewaren, maar de hoeveelheid opgeslagen informatie kan altijd worden besproken met een vertegenwoordiger van Translations.com. Als een specifieke zorg bestaat over de persoonsgegevens in de informatie die wordt verstrekt voor een taalproject (zoals bron- en naslagmateriaal enz.), bevelen wij bovendien aan om deze informatie te verwijderen alvorens het materiaal aan Translations.com te leveren of alternatieve oplossingen te bespreken met uw vertegenwoordiger van Translations.com. Ten slotte kunnen andere stappen worden genomen, waaronder de gedwongen anonimisering van informatie en het beperken van de vertaling tot alleen onidentificeerbare gegevens.

Om onze klanten beter van dienst te kunnen zijn en meer informatie te kunnen verstrekken over diensten, kan Translations.com van tijd tot tijd informatie versturen over andere diensten die wij aanbieden. Als cliënten deze informatie niet wensten te ontvangen, kunnen zij ervoor kiezen om deze informatie niet te ontvangen door hun vertegenwoordiger te informeren of door contact op te nemen met de Privacy Officer van Translations.com. Medewerkers van Translations.com kunnen kiezen welke informatie wordt gedeeld met andere medewerkers, partners en externe partijen (zoals klanten). Dergelijke informatie wordt dan alleen verstrekt in overeenstemming met de schriftelijke toestemming van dergelijke medewerkers en wordt niet gebruikt voor andere doeleinden.

Verdere overdracht - Translations.com verkrijgt garanties van medewerkers en leveranciers dat zij persoonsgegevens zullen beschermen in overeenstemming met ons privacybeleid. Translations.com neemt alle stappen in overeenstemming met het privacybeleid om bekendmaking tegen de vertrouwelijkheidsverplichtingen van een dergelijke entiteit in te voorkomen, beperken of stoppen.

Toegang en correctie - Elke individuele CVE kan bij de Privacy Officer van Translations.com vragen om een kopie van de persoonsgegevens die Translations.com heeft verzameld, in overeenstemming met toepasselijke wetgeving, naast bevestiging ontvangen van de inhoud van persoonsgegevens met betrekking tot de persoon. Onder de geldende wetgeving heeft een dergelijke individuele CVE dan het recht om onjuiste informatie te corrigeren, wijzigen of verwijderen.

Cliënten kunnen dit doen door contact op te nemen met hun vertegenwoordiger of de Privacy Officer van Translations.com.
Behalve indien wettelijk vereist of tijdens een registratie- of regelgevende audit verstrekt Translations.com geen gegevens aan externe partijen zonder de toestemming van de CVE.

Leveranciers kunnen hiervoor contact opnemen met EDPA@translations.com, een speciaal e-mailadres voor dergelijke kwesties.

Medewerkers kunnen hiervoor contact opnemen met de Human Resources-afdeling of de Privacy Officer van Translations.com.

Gegevensintegriteit - Translations.com streeft ernaar dat alle bewaarde gegevens juist, bijgewerkt en relevant zijn voor het gebruik dat de CVE verwacht en neemt alle vereiste stappen om te verzekeren dat de gegevens juist, compleet en actueel zijn. Dit proces wordt bereikt door regelmatige correspondentie met CVE’s. Wij bevelen echter aan dat CVE’s zelf ook de informatie die wordt verstrekt aan Translations.com blijven controleren en dat zij proactief zijn in het vragen om toegang tot persoonsgegevens en, indien nodig, in het adviseren van Translations.com over noodzakelijke correcties.

Gegevensbeveiliging - Translations.com heeft strenge fysieke en logistieke beveiligingsprocedures om te verzekeren dat alle digitale en papieren dossiers beveiligd zijn (dit beleid is beschikbaar voor cliënten na schriftelijk verzoek aan de Privacy Officer van Translations.com). Deze dossiers zijn alleen toegankelijk voor goedgekeurde medewerkers. Alle belangrijke systemen (zoals servers) zijn alleen toegankelijk voor een klein aantal bevoegde medewerkers. De informatiebeveiliging van Translations.com wordt intern beheerd en regelmatig nagekeken om overeenstemming met procedures van Translations.com en aanbevolen sectornormen te verzekeren.

Handhaving - Translations.com controleert minstens één keer per jaar en in verband met de jaarlijkse controle en interne nalevingsmaatregelen van Translations.com of het privacybeleid wordt nageleefd. Translations.com spant zich tot het uiterste in om te verzekeren dat dit privacybeleid wordt nageleefd en dat het privacybeleid juist en allesomvattend is en in overeenstemming blijft met de geldende wetgeving. Wij moedigen CVE's aan om kwesties of zorgen direct te bespreken met de Privacy Officer van Translations.com, die dergelijke klachten met betrekking tot het gebruik van gegevens en niet-naleving van ons privacybeleid behandelen en oplossen. Alle kwesties worden officieel vastgelegd binnen het kader van ons ISO 9001-gecertificeerd kwaliteitsmanagementsysteem.

Translations.com verbindt zich ertoe om samen te werken met gegevensbeschermingsautoriteiten (DPA's) van de EU en FDPIC, en het advies van dergelijke autoriteiten in acht te nemen met betrekking tot personeelsgegevens die vanuit de EU en/of Zwitserland zijn overgedragen in het kader van de arbeidsrelatie.

Translations.com biedt informatie met betrekking tot het onderstaande door middel van beleidsregels en trainingen:

  • Translations.com is onderworpen aan de onderzoeks- en handhavingsbevoegdheden van de Federal Trade Commission (FTC)
  • De mogelijkheid, onder bepaalde voorwaarden, dat personen kunnen vragen om bindende arbitrage
  • De eis aan uw organisatie om persoonsgegevens te delen als reactie op wettige verzoeken van openbare autoriteiten, inclusief om te voldoen aan nationale beveiligings- of wethandhavingsvereisten
  • De aansprakelijkheid van Translations.com in gevallen van verdere overdracht aan externe partijen

Met betrekking tot klachten die verband houden met ons privacybeleid en die niet kunnen worden opgelost door ons interne proces, stemmen wij ermee in dat we ons houden aan de Privacy Shield-procedures voor het oplossen van geschillen.

 

Geldig vanaf: mei 2018