Privacybeleid en gebruiksvoorwaarden

EU Standard Contractual Clauses (Processors) en Privacy Shield

Als onderdeel van ons internationale privacybeleid heeft Translations.com gekozen voor naleving van de EU Standard Contractual Clauses (Processors) en Privacy Shield met betrekking tot de overdracht van identificeerbare persoonlijke gegevens van de Europese Unie naar de Verenigde Staten. Translations.com past dezelfde principes ook toe op gegevens die worden ontvangen uit Zwitserland.

Translations.com voldoet aan het EU-VS Privacy Shield Framework zoals uiteengezet door het Amerikaanse ministerie van Economische Zaken inzake het verzamelen, gebruiken en opslaan van persoonsgegevens die vanuit de Europese Unie worden overgedragen naar de Verenigde Staten. Translations.com heeft bij het Amerikaanse ministerie van Economische Zaken vastgelegd dat wij de Privacy Shield-principes naleven. Bij een conflict tussen de voorwaarden in dit privacybeleid en de Privacy Shield-principes gelden de Privacy Shield-principes.  Ga voor meer informatie over het Privacy Shield-programma en onze certificering naar https://www.privacyshield.gov/

De term ‘verwerking’ van persoonsgegevens omvat elke handeling of reeks handelingen die wordt of worden uitgevoerd met persoonsgegevens, zoals het verzamelen, opslaan, inzien, raadplegen, gebruiken, bekendmaken, verspreiden en anderszins beschikbaar stellen van de persoonsgegevens.

Dit privacybeleid kan van tijd tot tijd veranderen op basis van wijzigingen in de EU Standard Contractual Clauses en/of het Privacy Shield. Alle noodzakelijke wijzigingen zullen worden weergegeven in een update bij dit beleid en worden gepubliceerd.

De privacypraktijken van Translations.com zijn zelfgecertificeerd en weerspiegelen actuele juridische en regelgevende richtlijnen met betrekking tot gegevensprivacy.

Onafhankelijke mogelijkheden voor privacyklachten

In naleving van de Privacy Shield-principes streeft Translations.com ernaar om klachten over het verzamelen of gebruiken van uw persoonsgegevens op te lossen. EU-burgers met vragen of klachten met betrekking tot ons Privacy Shield-beleid wordt gevraagd om in eerste instantie contact op te nemen met onze Privacy Officers, Roy Trujillo en/of Shigeru Watanabe, op (privacy@Translations.com) of telefonisch op +1-212-689-5555 x 1494.

U kunt klachten indienen via een online formulier (klik hier)

Translations.com streeft ernaar om alle klachten tijdig af te handelen. Als u van ons geen tijdige bevestiging van uw klacht ontvangt (binnen 45 dagen na ontvangst), of als u ontevreden bent met ons antwoord, of als het contact uw klacht niet oplost, kunnen EU-burgers Translations.com vragen om onopgeloste Privacy Shield-klachten te verwijzen naar de United States Council for International Business (USCIB). U kunt uw klacht ook zelf voorleggen aan deze instantie. De USCIB is de Amerikaanse partner van de Internationale Kamer van Koophandel, de Economische en Industriële Adviescommissie van de OESO en de Internationale Werkgeversorganisatie. De USCIB fungeert als een betrouwbare externe partij namens de gegevensbeschermingsautoriteiten van de Europese Unie (EU). Informatie over het indienen van een bij de USCIB is beschikbaar op uscib.org. Als laatste redmiddel kunnen EU-burgers een oplossing zoeken via bindende arbitrage. De diensten van dit proces brengen voor u geen kosten met zich mee.

Omvang – Dit privacybeleid is van toepassing op alle persoonsgegevens die in welke vorm dan ook worden ontvangen door Translations.com. Translations.com garandeert dat alle gegevens door onze kantoren wereldwijd in overeenstemming met dit privacybeleid worden verwerkt.

Cookies – De website van Translations.com gebruikt cookies, tracking pixels en soortgelijke technologieën. Cookies zijn kleine gegevensbestanden die vanuit ons platform op uw apparaat worden opgeslagen. Onze site gebruikt om diverse redenen cookies van onszelf of van externe partijen, bijvoorbeeld om de werking van de website te optimaliseren en om de website te personaliseren. Cookies kunnen ook worden gebruikt om bij te houden hoe u de site gebruikt om u relevante advertenties op andere websites te kunnen laten zien.

Afmelden – De cookieaanbieder van Translations.com is lid van het Network Advertising Initiative (NAI) en volgt de NAI-gedragscode. U kunt met de NAI-afmeldingstool voorkomen dat u gerichte advertenties van ons en van andere door het NAI goedgekeurde deelnemende bedrijven ziet.

Kennisgeving – Translations.com behandelt al het materiaal dat onze cliënten, leveranciers en medewerkers (clients, vendors and employees, CVE’s) ons toesturen als vertrouwelijk, in overeenstemming met onze actuele vertrouwelijkheidsafspraken met CVE’s. Vertrouwelijkheidsclausules maken deel uit van al onze contracten met al onze cliënten, leveranciers en medewerkers; elke afzonderlijke entiteit moet een vertrouwelijkheidsovereenkomst teken voorafgaand aan de samenwerking met Translations.com.

Translations.com bewaart persoonsgegevens van CVE’s op veilige systemen. Deze informatie wordt verzameld om Translations.com te helpen bij het uitvoeren van zakelijke activiteiten. Naast de persoonsgegevens zelf beschermt Translations.com andere informatie, zoals contactgegevens, factuur- en betaalgegevens, diensten die aan onze cliënten worden geleverd en informatie binnen bron- en naslagbestanden die worden verstuurd voor het uitvoeren van vertaalprojecten. Met betrekking tot medewerkers en leveranciers kan deze informatie ook gegevens omvatten als contactgegevens, betaalgegevens, professionele kwalificaties, financiële gegevens en gegevens die worden verstrekt door de medewerker of leverancier in het curriculum vitae (‘CV’). Indien een cliënt dit verzoekt en dit is toegestaan onder de geldende wetgeving, kan Translations.com ook criminele achtergrondcontroles uitvoeren voor alle medewerkers en informatie natrekken met betrekking tot belangrijke leveranciers of adviseurs die door hen worden ingehuurd. Als criminele achtergrondcontroles van onze leveranciers worden vereist door onze cliënten, kan Translations.com aan dit verzoek voldoen indien dit is toegestaan onder lokale wetgeving en tegen een extra vergoeding. Neem hiervoor indien nodig contact op met uw vertegenwoordiger.

Translations.com zal geen persoonsgegevens verhuren, verkopen, uitlenen of anderszins beschikbaar stellen aan externe partijen, tenzij dit wettelijk vereist is of deel uitmaakt van een financiële of externe audit.

Als cliënten de website van Translations.com bezoeken, houdt Translations.com geen persoonsgegevens, namen of e-mailadressen bij. In plaats daarvan houdt Translations.com alleen bij welke internetserviceprovider toegang heeft tot de site, evenals statistieken die het aantal bezoekers van de site laten zien, de ontvangen verzoeken en het land van herkomst van die verzoeken. Deze informatie wordt gebruikt om onze site te verbeteren om onze cliënten beter van dienst te kunnen zijn, maar deze informatie omvat geen persoonsgegevens.

Alle e-mails die naar Translations.com (wereldwijd) worden verzonden, worden doorgestuurd via een externe SPAM-filter (AppRiver) die zich in de Verenigde Staten bevindt. Dit betekent dat alle e-mailcorrespondentie van buiten de Verenigde Staten met een eindbestemming buiten de Verenigde Staten nog steeds door de Verenigde Staten moet reizen voor aankomst op de gewenste locatie.

Translations.com gebruikt een netwerk van meer dan 4.000 freelance leveranciers ter ondersteuning van het vertaalproces. Zij kunnen, als onderdeel van de opdracht, de naam van de cliënt ontvangen waarvoor zij werken, maar geen persoonsgegevens van die cliënt, tenzij dergelijke contactgegevens nodig zijn om de opdracht uit te voeren (zoals een tolkproject, een documentrevisie ter plaatse, enz.). Deze freelance leveranciers kunnen ook toegang hebben tot persoonsgegevens binnen de brondocumenten en het naslagmateriaal dat ze hebben ontvangen om ter vertalen. In alle gevallen zijn de freelance leveranciers echter gebonden aan vertrouwensafspraken waarbij zij zich verplichten om dergelijke informatie geheim te houden en alleen te gebruiken om hun vertaaltaak uit te voeren. Alle leveranciers die persoonsgegevens verwerken, moeten ook de EU Standard Contractual Clauses ondertekenen.

Bovendien moeten alle leveranciers een EU-gegevensbeschermingsovereenkomst tekenen voorafgaand aan hun werk voor Translations.com. Dit document behandelt veelvoorkomende vereisten, waaronder kennisgeving, keuze, verdere overdracht, toegang, beveiliging, gegevensintegriteit en handhaving van persoonsgegevens met betrekking tot de persoonsgegevens van de leverancier. Elke leverancier heeft het recht om zijn werkrelatie met Translations.com te beëindigen en zijn of haar persoonsgegevens te laten verwijderen. Translations.com bewaart historische zakelijke dossiers echter op zo’n manier dat Translations.com historische kennis en relaties behoudt met betrekking tot juridische kwesties of kwesties met betrekking tot voorschriften of wettelijke bepalingen die zich later kunnen voordoen. Deze werkwijze is in het belang van beide partijen, aangezien zo informatie met betrekking tot een bepaalde kwestie kan worden geïdentificeerd, maar zodanig discreet dat Translations.com in de toekomst niet per ongeluk contact met de betreffende leveranciers kan opnemen voor projecten.

Keuze – De cliënten van Translations.com kunnen kiezen welke persoonsgegevens worden ingezien, gebruikt of bewaard. Om zaken te doen met onze cliënten is het noodzakelijk om contactgegevens en specifieke factuurgegevens te bewaren, maar de hoeveelheid opgeslagen informatie kan altijd worden besproken met een vertegenwoordiger van Translations.com. Als een specifieke zorg bestaat over de persoonsgegevens in de informatie die wordt verstrekt voor een taalproject (zoals bron- en naslagmateriaal enz.), bevelen wij bovendien aan om deze informatie te verwijderen alvorens het materiaal aan Translations.com te leveren of alternatieve oplossingen te bespreken met uw vertegenwoordiger van Translations.com. Ten slotte kunnen andere stappen worden genomen, waaronder de gedwongen anonimisering van informatie en het beperken van de vertaling tot alleen onidentificeerbare gegevens.

Om onze cliënten beter van dienst te kunnen zijn en meer informatie te kunnen verstrekken over diensten, kan Translations.com van tijd tot tijd informatie versturen over andere diensten die wij aanbieden. Als cliënten deze informatie niet wensten te ontvangen, kunnen zij ervoor kiezen om deze informatie niet te ontvangen door hun vertegenwoordiger te informeren of door contact op te nemen met de Privacy Officer van Translations.com.

Medewerkers van Translations.com kunnen kiezen welke informatie wordt gedeeld met andere medewerkers, partners en externe partijen (zoals cliënten). Dergelijke informatie wordt dan alleen verstrekt in overeenstemming met de schriftelijke toestemming van dergelijke medewerkers en wordt niet gebruikt voor andere doeleinden.

Verdere overdracht – Translations.com verkrijgt garanties van medewerkers en leveranciers dat zij persoonsgegevens zullen beschermen in overeenstemming met ons privacybeleid. Translations.com handelt altijd in overeenstemming met het privacybeleid om bekendmaking tegen de vertrouwelijkheidsverplichtingen in te voorkomen, te beperken of te stoppen.

Toegang en correctie – Elke individuele CVE kan bij de Privacy Officer van Translations.com vragen om een kopie van de persoonsgegevens die Translations.com heeft verzameld, in overeenstemming met de geldende wetgeving, en ontvangt ook een bevestiging van de inhoud van de persoonsgegevens met betrekking tot de persoon. Onder de geldende wetgeving heeft een dergelijke individuele CVE dan het recht om onjuiste informatie te corrigeren, wijzigen of verwijderen.

Cliënten kunnen dit doen door contact op te nemen met hun vertegenwoordiger of de Privacy Officer van Translations.com.

Translations.com zal geen gegevens aan externe partijen vertrekken zonder de toestemming van de CVE, tenzij dit wettelijk vereist is of deel uitmaakt van een financiële of externe audit.

Leveranciers kunnen hiervoor contact opnemen met EDPA@Translations.com, dat speciaal gereserveerd is voor verzoeken om persoonsgegevens.

Medewerkers kunnen hiervoor contact opnemen met de Human Resources-afdeling of de Privacy Officer van Translations.com.

Gegevensintegriteit – Translations.com streeft ernaar dat alle bewaarde gegevens juist, bijgewerkt en relevant zijn voor het gebruik dat de CVE verwacht en neemt alle vereiste stappen om te verzekeren dat de gegevens juist, compleet en actueel zijn. Dit proces wordt bereikt door regelmatige correspondentie met CVE’s. Wij bevelen echter aan dat CVE’s zelf ook de informatie die wordt verstrekt aan Translations.com blijven controleren en dat zij proactief zijn in het vragen om toegang tot persoonsgegevens en, indien nodig, in het adviseren van Translations.com over noodzakelijke correcties.

Gegevensbeveiliging – Translations.com heeft strenge fysieke en logistieke beveiligingsprocedures om te verzekeren dat alle digitale en papieren dossiers beveiligd zijn (dit beleid is beschikbaar voor cliënten na schriftelijk verzoek aan de Privacy Officer van Translations.com). Deze dossiers zijn alleen toegankelijk voor goedgekeurde medewerkers. Alle belangrijke systemen (zoals servers) zijn alleen toegankelijk voor een klein aantal bevoegde medewerkers. De informatiebeveiliging van Translations.com wordt intern beheerd en regelmatig nagekeken om te verzekeren dat zij in overeenstemming zijn met procedures van Translations.com en aanbevelen sectornormen.

Handhaving – Translations.com controleert ten minste één keer per jaar én tijdens de jaarlijkse controle en interne compliancemaatregelen van Translations.com of het privacybeleid wordt nageleefd. Translations.com spant zich tot het uiterste in om te verzekeren dat dit privacybeleid wordt nageleefd en dat het privacybeleid juist en allesomvattend is en in overeenstemming blijft met de geldende wetgeving. Wij moedigen CVE’s aan om vragen, zorgen of geschilpunten direct te bespreken met de Privacy Officer van Translations.com, die klachten met betrekking tot het gebruik van gegevens en niet-naleving van ons privacybeleid behandelt en oplost. Alle kwesties worden officieel vastgelegd binnen het kader van ons ISO 9001-gecertificeerd kwaliteitsmanagementsysteem.

Translations.com biedt informatie met betrekking tot het onderstaande door middel van beleidsregels en trainingen:

  • Translations.com is onderworpen aan de onderzoeks- en handhavingsbevoegdheden van de Federal Trade Commission (FTC)
  • De mogelijkheid, onder bepaalde voorwaarden, dat personen kunnen vragen om bindende arbitrage
  • De eis aan uw organisatie om persoonsgegevens te delen als reactie op wettige verzoeken van openbare autoriteiten, inclusief om te voldoen aan nationale beveiligings- of wethandhavingsvereisten
  • De aansprakelijkheid van Translations.com in gevallen van verdere overdracht aan externe partijen

Met betrekking tot klachten die verband houden met ons privacybeleid en die niet kunnen worden opgelost door ons interne proces, stemmen wij ermee in dat we ons houden aan de Privacy Shield-procedures voor het oplossen van geschillen.

 

Geldig vanaf: 23-december-2016